Registre matricule

[Gaétan Solo]

18/03/09 Bonjour,
Je viens de prendre connaissance de votre site http://pagesperso-orange.fr/blsmcpce1/Organisation.html lors d'une recherche. Je vous informe que les registres que vous citez, notamment le registre matricule, ne sont pas à verser à la commune. Ils doivent faire l'objet d'un versement réglementaire auprès des archives départementales du département dont dépendent les écoles. Je vous invite à prendre connaissance de l'instruction DAF / DPACI / RES / 2005 / 003 du 22 février 2005 http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/892 portant sur le tri et la conservation des archives produites par les établissements concourant à l'Education nationale. Vous y trouverez les délais de conservation et le sort des documents produits par les différents établissements.
Cordialement,
Archives départementales de l'Hérault

18/03/09 Bonjour,
Je vous remercie de vos précisions que je vais inclure dans les pages concernées.
Cependant, permettez-moi de solliciter une précision.
Lors de la fermeture d'écoles urbaines, le registre matricule est remis à l'école de regroupement, ou à défaut, à la mairie, ceci afin de répondre aux demandes de certificats de scolarité (qui sont parfois demandés 30 ans plus tard à l'appui d'un dossier de demande de retraite).
Comment les directeurs doivent-ils alors gérer ce type de demandes ?
Cordialement.
Gaétan Solo


14/04/09 Bonjour,
Avec quelque retard, je réponds à votre précédent message.
La Durée d'Utilité Administrative (DUA), c'est-à-dire la durée pendant laquelle le document reste utile à l'administration qui ne peut donc le détruire, est pour le registre matricule de 50 ans. A des fins historiques, le registre doit ensuite être conservé définitivement, une fois la DUA échue.
Lors de fermeture d'école, urbaine ou non d'ailleurs, il convient de contacter les Archives départementales qui pourront effectuer un audit des dossiers à verser de ceux à éliminer, toujours conformément à la réglementation en vigueur. Je précise qu'il faut distinguer ce qui est du ressort de la commune (gestion et entretien du bâtiment, comptabilité) qui sont à verser aux archives communales, des dossiers concernant l'enseignement propre, du ressort du rectorat. Ce sont ceux-là qui doivent être versés aux archives départementales. L'intérêt de faire appel aux archives est que cela peut éviter des destructions de documents qui ont une valeur historique, valeur qui est souvent inconnue du corps enseignant.
Par ailleurs, en cas de versement, les archives sont tout à fait habilitées à répondre aux demandes administratives des particuliers et des services producteurs (ici l'école), notamment dans le cas de certificat de scolarité.
Si les registres arrivent dans l'école de regroupement, le directeur est habilité à répondre aux demandes. En revanche, une attestation du directeur suffit-elle à l'administration ? Nous faisons ici une copie de la page du registre en veillant à cacher les noms des autres élèves.
Espérant avoir répondu à vos attentes,
Cordialement,
Archives départementales de l'Hérault